En esta sección, aprenderás las mejores prácticas para utilizar Zoom de manera efectiva y profesional. Estas prácticas te ayudarán a mejorar la calidad de tus reuniones, garantizar la seguridad y privacidad, y fomentar una comunicación clara y eficiente.

• Lugar Silencioso: Asegúrate de estar en un lugar tranquilo y sin distracciones.
• Iluminación Adecuada: Colócate en un lugar bien iluminado, preferiblemente con la luz frente a ti.
• Fondo Ordenado: Mantén un fondo limpio y profesional. Usa fondos virtuales si es necesario.

• Conexión a Internet: Verifica que tu conexión a Internet sea estable.
• Prueba de Audio y Video: Realiza una prueba de audio y video antes de la reunión.
• Actualización de Zoom: Asegúrate de tener la última versión de Zoom instalada.

• Puntualidad: Únete a la reunión a tiempo.
• Silenciar Micrófono: Mantén tu micrófono en silencio cuando no estés hablando para evitar ruidos de fondo.
• Uso de Video: Activa tu cámara para una comunicación más personal, a menos que se indique lo contrario.

• Hablar Claramente: Habla de manera clara y pausada.
• Uso del Chat: Utiliza el chat para compartir enlaces y documentos relevantes.
• Reacciones y Levantar la Mano: Usa las reacciones y la función de "levantar la mano" para participar sin interrumpir.

• Contraseñas para Reuniones: Establece contraseñas para todas las reuniones.
• Sala de Espera: Habilita la sala de espera para controlar quién entra a la reunión.
• Bloqueo de Reunión: Bloquea la reunión una vez que todos los participantes hayan ingresado.

• Control de Participantes: Usa las opciones de control de participantes para silenciar, eliminar o asignar roles.
• Compartición de Pantalla: Limita la capacidad de compartir pantalla solo a los anfitriones o coanfitriones.

• Permiso para Grabar: Solicita permiso antes de grabar la reunión.
• Almacenamiento Seguro: Guarda las grabaciones en un lugar seguro y accesible solo para los participantes autorizados.

• División en Grupos: Utiliza las Breakout Rooms para discusiones en grupos pequeños.
• Instrucciones Claras: Da instrucciones claras antes de dividir a los participantes en salas.

• Resumen de la Reunión: Envía un resumen de la reunión con los puntos clave y las acciones a seguir.
• Grabaciones y Materiales: Comparte las grabaciones y cualquier material relevante con los participantes.

• Solicitar Opiniones: Pide retroalimentación sobre la reunión para mejorar futuras sesiones.
• Evaluación Continua: Evalúa continuamente tus prácticas y ajusta según sea necesario.

Objetivo: Practicar las buenas prácticas en una reunión simulada de Zoom.

Instrucciones:

1. Preparación:

   • Configura tu entorno de reunión siguiendo las recomendaciones de la sección 1.1.
   • Realiza una verificación técnica de tu equipo.

2. Durante la Reunión:

   • Inicia una reunión de Zoom con al menos dos compañeros.
   • Practica la etiqueta en las reuniones y la comunicación efectiva.
   • Usa las funciones de seguridad y manejo de participantes.

3. Post-Reunión:

   • Envía un resumen de la reunión a tus compañeros.
   • Solicita retroalimentación sobre tu desempeño.

Solución:

• Preparación: Asegúrate de que tu entorno esté ordenado y bien iluminado. Realiza una prueba de audio y video.
• Durante la Reunión: Mantén tu micrófono en silencio cuando no hables, usa el chat para compartir información y participa activamente.
• Post-Reunión: Envía un correo electrónico con los puntos clave discutidos y las acciones a seguir. Pide a tus compañeros que te den retroalimentación sobre tu desempeño.

En esta sección, hemos cubierto las mejores prácticas para utilizar Zoom de manera efectiva y profesional. Siguiendo estas recomendaciones, podrás mejorar la calidad de tus reuniones, garantizar la seguridad y privacidad, y fomentar una comunicación clara y eficiente. Ahora estás listo para aplicar estas prácticas en tus reuniones diarias y maximizar el uso de Zoom en tu entorno profesional.