En este módulo, aprenderás cómo programar y gestionar reuniones utilizando Zoom. Esta herramienta es fundamental para la colaboración en equipos remotos, permitiendo realizar reuniones virtuales de manera eficiente y organizada. Cubriremos desde la programación básica de reuniones hasta la gestión avanzada de las mismas, incluyendo la configuración de opciones y el uso de herramientas adicionales para mejorar la experiencia de las reuniones.

Para programar una reunión en Zoom, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Zoom: Abre la aplicación de Zoom o accede a la página web de Zoom e inicia sesión con tus credenciales.

2. Ir a la sección de Programar una Reunión:

   • En la aplicación de escritorio, haz clic en el botón "Schedule" (Programar).
   • En la web, ve a "Meetings" (Reuniones) y luego haz clic en "Schedule a New Meeting" (Programar una nueva reunión).

3. Configurar los detalles de la reunión:

   • Tema: Introduce un nombre para la reunión.
   • Descripción: (Opcional) Proporciona una breve descripción de la reunión.
   • Cuándo: Selecciona la fecha y hora de la reunión.
   • Duración: Establece la duración estimada de la reunión.
   • Zona horaria: Asegúrate de que la zona horaria sea correcta.
   • Recurrente: Si la reunión es recurrente, marca esta opción y configura la recurrencia.

Zoom ofrece varias opciones adicionales para personalizar tu reunión:

• ID de la reunión: Puedes usar tu ID personal de reunión (PMI) o generar uno automáticamente.
• Contraseña: Establece una contraseña para mayor seguridad.
• Video: Configura si el video del anfitrión y de los participantes estará encendido o apagado al inicio.
• Audio: Selecciona si los participantes pueden unirse por teléfono, por computadora o ambos.
• Opciones de la reunión:
  • Habilitar sala de espera: Permite que los participantes esperen en una sala de espera antes de ser admitidos.
  • Silenciar a los participantes al entrar: Los participantes estarán en silencio al unirse.
  • Grabar la reunión automáticamente: Puedes configurar la grabación automática de la reunión en tu computadora o en la nube.

Para iniciar una reunión programada:

1. Desde la aplicación de Zoom:

   • Ve a la pestaña "Meetings" (Reuniones).
   • Selecciona la reunión que deseas iniciar.
   • Haz clic en "Start" (Iniciar).

2. Desde la web de Zoom:

   • Ve a "Meetings" (Reuniones).
   • Encuentra la reunión programada y haz clic en "Start" (Iniciar).

Durante la reunión, puedes gestionar varios aspectos para asegurar una experiencia fluida:

• Admitir participantes: Si tienes habilitada la sala de espera, admite a los participantes desde la sala de espera.
• Silenciar/Desilenciar participantes: Controla el audio de los participantes para evitar interrupciones.
• Compartir pantalla: Comparte tu pantalla o permite que otros participantes compartan la suya.
• Grabar la reunión: Inicia o detén la grabación de la reunión.
• Asignar co-anfitriones: Designa a otros participantes como co-anfitriones para ayudarte a gestionar la reunión.
• Chatear: Utiliza la función de chat para comunicarte con los participantes sin interrumpir la reunión.

Instrucciones:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Zoom.
2. Programa una reunión con los siguientes detalles:
   • Tema: Reunión de Proyecto
   • Descripción: Discusión sobre el progreso del proyecto.
   • Fecha y hora: 20 de octubre de 2023, 3:00 PM
   • Duración: 1 hora
   • Zona horaria: GMT-5
   • Recurrente: No
   • Contraseña: project2023
   • Video: Anfitrión (encendido), Participantes (apagado)
   • Audio: Teléfono y computadora
   • Opciones de la reunión: Habilitar sala de espera, Silenciar a los participantes al entrar, Grabar la reunión automáticamente en la nube.

Instrucciones:

1. Inicia la reunión programada en el ejercicio anterior.
2. Admite a los participantes desde la sala de espera.
3. Silencia a todos los participantes.
4. Comparte tu pantalla y muestra un documento de Word.
5. Graba la reunión.
6. Asigna a un colega como co-anfitrión.

En este módulo, hemos cubierto cómo programar y gestionar reuniones en Zoom. Aprendiste a configurar los detalles básicos y avanzados de una reunión, así como a gestionar la reunión en tiempo real. Estas habilidades son esenciales para asegurar que tus reuniones sean productivas y bien organizadas. En el próximo módulo, exploraremos las funciones avanzadas de Zoom para mejorar aún más tu experiencia de colaboración.