La consolidación de datos en Excel es una técnica avanzada que permite combinar datos de diferentes hojas de trabajo o libros en una sola hoja. Esta funcionalidad es especialmente útil cuando se trabaja con grandes volúmenes de datos distribuidos en múltiples fuentes. En esta lección, aprenderás cómo consolidar datos de manera efectiva utilizando varias técnicas.

• Entender qué es la consolidación de datos y cuándo usarla.
• Aprender a consolidar datos por posición y por categoría.
• Utilizar funciones de consolidación para resumir datos.
• Resolver problemas comunes al consolidar datos.

La consolidación de datos es el proceso de combinar datos de diferentes fuentes en una sola hoja de cálculo. Esto puede hacerse de dos maneras principales:

1. Por Posición: Los datos se combinan basándose en la posición de las celdas.
2. Por Categoría: Los datos se combinan basándose en etiquetas o categorías.

• Cuando tienes datos similares en diferentes hojas de trabajo o libros.
• Para crear resúmenes o informes consolidados.
• Para analizar datos de múltiples fuentes en un solo lugar.

1. Preparar los Datos: Asegúrate de que los datos en las diferentes hojas de trabajo estén organizados de manera similar.
2. Seleccionar la Hoja de Destino: Abre la hoja de trabajo donde deseas consolidar los datos.
3. Ir a la Función de Consolidación:
   • Ve a la pestaña Datos.
   • Haz clic en Consolidar en el grupo Herramientas de Datos.
4. Elegir la Función de Consolidación: Selecciona la función que deseas usar (por ejemplo, SUMA, PROMEDIO, etc.).
5. Agregar Rango de Datos:
   • Haz clic en Agregar.
   • Selecciona el rango de datos en la primera hoja de trabajo.
   • Repite este paso para todas las hojas de trabajo que deseas consolidar.
6. Configurar Opciones:
   • Marca la casilla Crear vínculos a los datos de origen si deseas que los datos consolidados se actualicen automáticamente cuando cambien los datos de origen.
7. Finalizar: Haz clic en Aceptar para consolidar los datos.

Supongamos que tienes tres hojas de trabajo con datos de ventas trimestrales y deseas consolidar estos datos en una sola hoja.

Después de consolidar por posición, la hoja de destino se verá así:

1. Preparar los Datos: Asegúrate de que los datos en las diferentes hojas de trabajo tengan etiquetas o categorías consistentes.
2. Seleccionar la Hoja de Destino: Abre la hoja de trabajo donde deseas consolidar los datos.
3. Ir a la Función de Consolidación:
   • Ve a la pestaña Datos.
   • Haz clic en Consolidar en el grupo Herramientas de Datos.
4. Elegir la Función de Consolidación: Selecciona la función que deseas usar (por ejemplo, SUMA, PROMEDIO, etc.).
5. Agregar Rango de Datos:
   • Haz clic en Agregar.
   • Selecciona el rango de datos en la primera hoja de trabajo.
   • Repite este paso para todas las hojas de trabajo que deseas consolidar.
6. Configurar Opciones:
   • Marca la casilla Usar etiquetas en y selecciona Fila superior y/o Columna izquierda según corresponda.
7. Finalizar: Haz clic en Aceptar para consolidar los datos.

Supongamos que tienes tres hojas de trabajo con datos de ventas trimestrales categorizados por producto y deseas consolidar estos datos en una sola hoja.

Después de consolidar por categoría, la hoja de destino se verá así:

Tienes tres hojas de trabajo con datos de inventario trimestrales y deseas consolidar estos datos en una sola hoja.

Consolida estos datos en una sola hoja utilizando la función SUMA.

1. Abre una nueva hoja de trabajo.
2. Ve a la pestaña Datos y haz clic en Consolidar.
3. Selecciona la función SUMA.
4. Agrega los rangos de datos de las tres hojas de trabajo.
5. Marca la casilla Usar etiquetas en y selecciona Fila superior y Columna izquierda.
6. Haz clic en Aceptar.

La hoja de destino debería verse así:

La consolidación de datos es una herramienta poderosa en Excel que te permite combinar y resumir datos de múltiples fuentes de manera eficiente. Ya sea que necesites consolidar datos por posición o por categoría, Excel ofrece funciones flexibles para adaptarse a tus necesidades. Practica estos métodos con tus propios datos para dominar esta habilidad esencial.

En el próximo tema, exploraremos cómo usar tablas de Excel para gestionar y analizar datos de manera más efectiva.