En este ejercicio, aplicarás los conceptos aprendidos en el Módulo 2: Planificación de Eventos. El objetivo es que desarrolles un plan detallado para un evento corporativo o de marketing, siguiendo los pasos clave de la planificación. Este ejercicio te ayudará a consolidar tus conocimientos y a prepararte para la organización de eventos reales.

1. Selecciona el Tipo de Evento: Decide si vas a planificar un evento corporativo (como una conferencia, seminario, o reunión de negocios) o un evento de marketing (como un lanzamiento de producto, feria comercial, o evento promocional).

2. Definición de Objetivos y Metas:

   • Escribe los objetivos principales del evento.
   • Define metas específicas y medibles que deseas alcanzar.

3. Identificación del Público Objetivo:

   • Describe el perfil del público objetivo.
   • Explica cómo planeas atraer a este público al evento.

4. Presupuesto y Financiamiento:

   • Elabora un presupuesto detallado para el evento.
   • Incluye posibles fuentes de financiamiento y patrocinadores.

5. Selección de la Fecha y Lugar del Evento:

   • Proporciona una justificación para la fecha seleccionada.
   • Describe el lugar del evento y explica por qué es adecuado para tu evento.

6. Creación de un Cronograma de Actividades:

   • Desarrolla un cronograma detallado que incluya todas las actividades y tareas necesarias desde la planificación hasta la ejecución del evento.

Tipo de Evento: Lanzamiento de Producto

Objetivos:

• Presentar el nuevo producto al mercado.
• Generar interés y expectativa entre los clientes potenciales.

Metas:

• Atraer a 200 asistentes al evento.
• Obtener al menos 50 pre-órdenes del producto durante el evento.
• Conseguir la cobertura de al menos 5 medios de comunicación.

Perfil del Público Objetivo:

• Profesionales de la industria tecnológica.
• Influencers y bloggers de tecnología.
• Clientes actuales y potenciales interesados en innovaciones tecnológicas.

Estrategia para Atraer al Público:

• Enviar invitaciones personalizadas a clientes VIP.
• Promocionar el evento en redes sociales y a través de campañas de email marketing.
• Colaborar con influencers para aumentar la visibilidad del evento.

Presupuesto Detallado: | Concepto | Costo Estimado | |-------------------------|----------------| | Alquiler del lugar | $5,000 | | Catering | $3,000 | | Publicidad y Promoción | $2,000 | | Equipo audiovisual | $1,500 | | Decoración | $1,000 | | Personal y seguridad | $1,500 | | Total | $14,000 |

Fuentes de Financiamiento:

• Patrocinadores de la industria tecnológica.
• Venta de entradas VIP.
• Fondos de marketing de la empresa.

Fecha del Evento: 15 de junio de 2023

Justificación de la Fecha:

• Fecha estratégica para coincidir con el final del trimestre fiscal, lo que permite evaluar el impacto del lanzamiento en las ventas trimestrales.

Lugar del Evento: Centro de Convenciones TechHub

Justificación del Lugar:

• Ubicación céntrica y accesible.
• Instalaciones modernas con capacidad para 300 personas.
• Equipamiento tecnológico avanzado para presentaciones y demostraciones.

Cronograma Detallado: | Fecha | Actividad | Responsable | |-------------|--------------------------------------------|-------------------| | 01/05/2023 | Definir objetivos y metas | Equipo de Marketing| | 05/05/2023 | Selección y reserva del lugar | Coordinador de Eventos| | 10/05/2023 | Contactar patrocinadores | Equipo de Ventas | | 15/05/2023 | Diseño de invitaciones y material promocional| Diseñador Gráfico| | 20/05/2023 | Envío de invitaciones | Equipo de Marketing| | 01/06/2023 | Confirmación de proveedores | Coordinador de Eventos| | 10/06/2023 | Revisión final del lugar y logística | Coordinador de Eventos| | 14/06/2023 | Montaje del evento | Equipo de Logística| | 15/06/2023 | Ejecución del evento | Todos | | 16/06/2023 | Desmontaje y limpieza | Equipo de Logística|

Ahora es tu turno. Utiliza el formato anterior para planificar tu propio evento. Asegúrate de cubrir cada uno de los puntos detallados:

1. Selección del Tipo de Evento
2. Definición de Objetivos y Metas
3. Identificación del Público Objetivo
4. Presupuesto y Financiamiento
5. Selección de la Fecha y Lugar del Evento
6. Creación de un Cronograma de Actividades

Tipo de Evento: [Tu respuesta aquí]

Objetivos:

• [Tu respuesta aquí]

Metas:

• [Tu respuesta aquí]

Perfil del Público Objetivo:

• [Tu respuesta aquí]

Estrategia para Atraer al Público:

• [Tu respuesta aquí]

Presupuesto Detallado: | Concepto | Costo Estimado | |-------------------------|----------------| | [Tu respuesta aquí] | [Tu respuesta aquí]|

Fuentes de Financiamiento:

• [Tu respuesta aquí]

Fecha del Evento: [Tu respuesta aquí]

Justificación de la Fecha:

• [Tu respuesta aquí]

Lugar del Evento: [Tu respuesta aquí]

Justificación del Lugar:

• [Tu respuesta aquí]

Cronograma Detallado: | Fecha | Actividad | Responsable | |-------------|--------------------------------------------|-------------------| | [Tu respuesta aquí] | [Tu respuesta aquí] | [Tu respuesta aquí] |

Este ejercicio te ha permitido poner en práctica los conceptos de planificación de eventos. La planificación detallada es crucial para el éxito de cualquier evento, y al seguir estos pasos, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos que puedan surgir. En el próximo módulo, nos enfocaremos en la organización de eventos, donde aprenderás a formar equipos de trabajo, gestionar proveedores y coordinar la logística del evento.