La gestión del día del evento es una fase crítica en la organización de cualquier evento corporativo o de marketing. En este módulo, aprenderás cómo coordinar todas las actividades y recursos necesarios para asegurar que el evento se desarrolle sin contratiempos y cumpla con los objetivos establecidos.

1. Coordinación del Equipo de Trabajo: Asegurarse de que todos los miembros del equipo conozcan sus roles y responsabilidades.
2. Gestión del Tiempo: Mantener el cronograma del evento y hacer ajustes en tiempo real si es necesario.
3. Supervisión de Proveedores y Contratistas: Verificar que todos los servicios contratados estén funcionando correctamente.
4. Atención a los Asistentes: Garantizar que los asistentes tengan una experiencia positiva y resolver cualquier problema que surja.
5. Solución de Problemas en Tiempo Real: Estar preparado para manejar cualquier imprevisto que pueda ocurrir durante el evento.

Es esencial que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de ellos. Aquí hay una lista de roles comunes y sus responsabilidades:

• Reuniones Breves: Realizar reuniones rápidas y frecuentes para actualizar al equipo sobre el progreso y cualquier cambio.
• Canales de Comunicación: Utilizar herramientas como radios, teléfonos móviles o aplicaciones de mensajería para mantener una comunicación constante.

Un cronograma detallado es crucial para mantener el evento en marcha. Aquí hay un ejemplo de un cronograma típico:

• Plan B: Tener un plan alternativo para cada actividad importante.
• Buffer Time: Incluir tiempo adicional entre actividades para manejar retrasos.

Antes del evento, asegúrate de que todos los proveedores y contratistas hayan cumplido con sus obligaciones:

• Catering: Comida y bebida listas y en su lugar.
• Audio/Visual: Equipos de sonido y proyección funcionando correctamente.
• Decoración: Espacio decorado según lo planeado.
• Seguridad: Personal de seguridad presente y preparado.

• Mesas de Información: Colocar mesas de información en puntos estratégicos.
• Personal de Apoyo: Tener personal disponible para responder preguntas y resolver problemas.

• Accesibilidad: Asegurarse de que el evento sea accesible para todos los asistentes.
• Comodidad: Proveer áreas de descanso y servicios básicos como baños y estaciones de agua.

• Identificación Rápida: Detectar problemas rápidamente a través de la observación y la comunicación con el equipo.
• Toma de Decisiones: Tomar decisiones rápidas y efectivas para resolver problemas.
• Documentación: Registrar los problemas y las soluciones implementadas para futuras referencias.

Problema: El equipo de sonido deja de funcionar durante una presentación.

Solución:

1. Identificación: El técnico de audio/visual detecta el problema.
2. Comunicación: Informar al coordinador general.
3. Acción: Cambiar a un micrófono de respaldo y reiniciar el equipo.
4. Seguimiento: Verificar que el problema no vuelva a ocurrir.

Imagina que estás gestionando un evento corporativo y ocurre el siguiente problema: El proveedor de catering se retrasa y no llega a tiempo para el almuerzo programado a las 12:00 PM.

Instrucciones:

1. Describe los pasos que tomarías para manejar esta situación.
2. ¿Cómo comunicarías el problema y la solución a los asistentes?
3. ¿Qué medidas preventivas podrías tomar en futuros eventos para evitar este tipo de problemas?

1. Identificación: Detectar el retraso del proveedor de catering.
2. Comunicación: Informar al coordinador general y al equipo de atención al cliente.
3. Acción:
   • Contactar al proveedor para obtener una actualización del estado.
   • Informar a los asistentes sobre el retraso y ofrecer snacks o bebidas mientras esperan.
   • Si el retraso es significativo, considerar alternativas como pedir comida de un restaurante cercano.
4. Seguimiento: Documentar el incidente y discutirlo en la reunión post-evento para mejorar la planificación futura.

La gestión del día del evento requiere una coordinación meticulosa, una comunicación efectiva y la capacidad de resolver problemas en tiempo real. Al seguir estos pasos y estar preparado para cualquier eventualidad, puedes asegurar que tu evento se desarrolle sin contratiempos y cumpla con los objetivos establecidos.