En este módulo, analizaremos un caso práctico de un evento corporativo. Este estudio de caso te permitirá aplicar los conocimientos adquiridos en los módulos anteriores y entender cómo se implementan en un contexto real.

La empresa ficticia "Tech Innovators Inc." desea organizar un evento corporativo para lanzar su nuevo producto, un software de gestión de proyectos basado en inteligencia artificial. El objetivo del evento es presentar el producto a clientes potenciales, socios y medios de comunicación, y fortalecer las relaciones con los clientes actuales.

1. Lanzar el nuevo producto al mercado.
2. Generar interés y entusiasmo entre los asistentes.
3. Fortalecer las relaciones con clientes actuales y potenciales.
4. Obtener cobertura mediática positiva.

• Clientes actuales de Tech Innovators Inc.
• Clientes potenciales (empresas de tecnología, startups, etc.)
• Socios y colaboradores
• Medios de comunicación especializados en tecnología

El presupuesto total asignado para el evento es de $50,000.

• Objetivo Principal: Lanzar el nuevo software de gestión de proyectos.
• Metas Específicas:
  • Atraer a 200 asistentes.
  • Conseguir al menos 10 artículos en medios de comunicación.
  • Generar 50 leads cualificados.

• Clientes Actuales: Enviar invitaciones personalizadas a través de correo electrónico.
• Clientes Potenciales: Utilizar campañas de marketing digital y redes sociales.
• Medios de Comunicación: Contactar a periodistas y bloggers especializados en tecnología.

• Fecha: 15 de noviembre de 2023
• Lugar: Centro de Convenciones Tech Hub, una ubicación céntrica y accesible.

• Coordinador del Evento: Responsable de la supervisión general.
• Equipo de Marketing: Encargado de la promoción y comunicación.
• Equipo de Logística: Manejo de proveedores y coordinación del lugar.
• Equipo de Atención al Cliente: Interacción con los asistentes y resolución de problemas.

• Catering: Empresa "Delicious Bites Catering".
• Decoración: Empresa "Elegant Events Decor".
• Tecnología y Equipamiento: Empresa "Tech Solutions Inc."

• Tema: Innovación y Futuro.
• Elementos Decorativos: Pantallas LED, iluminación moderna, stands interactivos.

• Transporte: Coordinación de transporte para invitados VIP.
• Registro: Sistema de registro en línea y en el lugar.
• Seguridad: Contratación de personal de seguridad para el evento.

• Invitaciones: Envío de invitaciones digitales y físicas.
• Redes Sociales: Campañas en LinkedIn, Twitter y Facebook.
• Medios de Comunicación: Envío de comunicados de prensa y kits de medios.

• Fecha: 14 de noviembre de 2023
• Actividades: Montaje de stands, pruebas de sonido y video, decoración del lugar.

• Registro de Asistentes: Personal en la entrada para el registro y entrega de acreditaciones.
• Agenda del Evento:
  • 09:00 - 10:00: Registro y bienvenida.
  • 10:00 - 11:00: Presentación del producto.
  • 11:00 - 12:00: Demostraciones en vivo.
  • 12:00 - 13:00: Almuerzo y networking.
  • 13:00 - 15:00: Talleres y sesiones interactivas.
  • 15:00 - 16:00: Cierre y agradecimientos.

• Equipo de Respuesta Rápida: Personal dedicado a resolver cualquier problema que surja durante el evento.

• Networking: Espacios dedicados para que los asistentes interactúen.
• Feedback: Encuestas en tiempo real para obtener opiniones de los asistentes.

• Encuestas Post-Evento: Envío de encuestas a los asistentes para evaluar su experiencia.
• Reunión de Evaluación: Reunión del equipo para discutir lo que funcionó bien y lo que se puede mejorar.

• Fecha: 16 de noviembre de 2023
• Actividades: Desmontaje de stands, limpieza del lugar y devolución de equipos.

• Asistencia: Número de asistentes y su perfil.
• Cobertura Mediática: Número de artículos y menciones en medios.
• Leads Generados: Número de leads cualificados obtenidos.

• Contenido: Resumen del evento, análisis de KPIs, feedback de los asistentes.
• Distribución: Envío del informe a la alta dirección y partes interesadas.

• Agradecimientos: Envío de correos de agradecimiento a los asistentes.
• Ofertas Especiales: Envío de ofertas y promociones exclusivas para los asistentes.

• Revisión: Análisis de lo que funcionó y lo que no.
• Mejoras: Implementación de mejoras para futuros eventos.

Este estudio de caso proporciona una visión integral de cómo planificar, organizar y ejecutar un evento corporativo exitoso. Al seguir estos pasos y aplicar los conceptos aprendidos, estarás mejor preparado para gestionar eventos que cumplan con los objetivos de tu organización y dejen una impresión duradera en los asistentes.