La selección de la fecha y el lugar del evento es una de las decisiones más cruciales en la planificación de cualquier evento corporativo o de marketing. Esta elección puede influir significativamente en la asistencia, el presupuesto y el éxito general del evento. En esta sección, exploraremos los factores clave a considerar y proporcionaremos ejemplos y ejercicios prácticos para ayudarte a tomar decisiones informadas.

1. Disponibilidad del Público Objetivo:

   • Calendario de la Industria: Evita fechas que coincidan con otros eventos importantes en la industria.
   • Vacaciones y Feriados: Considera los días festivos y las vacaciones escolares que puedan afectar la asistencia.
   • Estacionalidad: Algunos eventos pueden tener mejor acogida en ciertas estaciones del año.

2. Disponibilidad de los Ponentes y Participantes Clave:

   • Agenda de los Ponentes: Asegúrate de que los ponentes y participantes clave estén disponibles en la fecha seleccionada.
   • Compromisos Previos: Verifica que no tengan compromisos previos que puedan interferir.

3. Condiciones Climáticas:

   • Clima Local: Considera el clima típico de la región en la fecha propuesta, especialmente para eventos al aire libre.
   • Contingencias Climáticas: Planifica alternativas en caso de condiciones climáticas adversas.

4. Logística y Transporte:

   • Accesibilidad: Asegúrate de que la fecha seleccionada no coincida con periodos de alta demanda en transporte, como vacaciones o eventos masivos.
   • Costos de Viaje: Considera los costos de viaje y alojamiento en diferentes fechas.

1. Capacidad y Espacio:

   • Número de Asistentes: Elige un lugar que pueda acomodar cómodamente a todos los asistentes previstos.
   • Configuración del Espacio: Asegúrate de que el lugar pueda adaptarse a la configuración deseada (teatro, aula, banquete, etc.).

2. Ubicación y Accesibilidad:

   • Transporte Público: El lugar debe ser accesible mediante transporte público.
   • Estacionamiento: Verifica la disponibilidad de estacionamiento para los asistentes que lleguen en coche.

3. Servicios y Facilidades:

   • Equipamiento Técnico: Asegúrate de que el lugar cuente con el equipamiento técnico necesario (audio, video, internet).
   • Servicios Adicionales: Considera servicios adicionales como catering, seguridad y limpieza.

4. Costo y Presupuesto:

   • Tarifas de Alquiler: Compara las tarifas de alquiler de diferentes lugares y asegúrate de que se ajusten a tu presupuesto.
   • Costos Ocultos: Ten en cuenta posibles costos adicionales como seguros, permisos y tasas.

Contexto: Una empresa de marketing digital planea organizar un seminario de un día para sus clientes y prospectos. El objetivo es presentar nuevas tendencias y herramientas en marketing digital.

Público Objetivo: Profesionales de marketing, gerentes de producto y directores de empresas.

Factores Considerados:

• Fecha: Se seleccionó una fecha en octubre, evitando las vacaciones de verano y las festividades de fin de año.
• Ponentes: Se verificó la disponibilidad de los ponentes clave y se ajustó la fecha en función de sus agendas.
• Clima: Octubre tiene un clima templado en la ciudad seleccionada, ideal para el evento.
• Lugar: Se eligió un hotel céntrico con capacidad para 200 personas, fácil acceso en transporte público y con todas las facilidades técnicas necesarias.

Instrucciones:

1. Define el tipo de evento que deseas organizar (conferencia, seminario, taller, etc.).
2. Identifica el público objetivo y sus características.
3. Investiga y selecciona tres posibles fechas para el evento, justificando tu elección.
4. Investiga y selecciona tres posibles lugares para el evento, justificando tu elección.
5. Completa la siguiente tabla con la información recopilada:

Ejemplo de Solución:

La selección de la fecha y el lugar del evento es un proceso que requiere una planificación cuidadosa y una consideración detallada de múltiples factores. Al tomar decisiones informadas sobre estos aspectos, puedes maximizar la asistencia y el impacto de tu evento. En la próxima sección, exploraremos cómo crear un cronograma de actividades para asegurar que todas las tareas se realicen de manera oportuna y eficiente.