El seguimiento y monitoreo del presupuesto es una fase crucial en la gestión de presupuestos. Esta etapa asegura que los recursos financieros se utilicen de manera eficiente y que el proyecto o área específica se mantenga dentro de los límites presupuestarios establecidos. A continuación, se desglosan los conceptos clave, herramientas y técnicas necesarias para un seguimiento y monitoreo efectivo del presupuesto.

1. Seguimiento del Presupuesto:

   • Proceso continuo de revisión de los gastos e ingresos reales en comparación con los presupuestados.
   • Identificación de desviaciones y análisis de sus causas.

2. Monitoreo del Presupuesto:

   • Evaluación regular del desempeño financiero.
   • Uso de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para medir el progreso.

3. Desviaciones Presupuestarias:

   • Diferencias entre los valores presupuestados y los reales.
   • Pueden ser positivas (ahorros) o negativas (sobrecostos).

Las hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets, son herramientas comunes para el seguimiento del presupuesto debido a su flexibilidad y facilidad de uso.

Ejemplo de una hoja de cálculo para seguimiento del presupuesto:

Existen diversas herramientas de software que facilitan el seguimiento y monitoreo del presupuesto, como:

• QuickBooks: Ideal para pequeñas y medianas empresas.
• SAP: Utilizado por grandes corporaciones para una gestión integral.
• Microsoft Dynamics: Ofrece soluciones personalizables para diferentes industrias.

Los KPIs son métricas utilizadas para evaluar el desempeño financiero. Algunos KPIs comunes incluyen:

• Variación Presupuestaria: Diferencia entre el presupuesto y el gasto real.
• Índice de Desviación: Relación entre el gasto real y el presupuesto (Gasto Real / Presupuesto).
• Margen de Beneficio Neto: (Ingresos - Gastos) / Ingresos.

Generar informes financieros periódicos es esencial para mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el estado del presupuesto.

Ejemplo de un informe financiero mensual:

Instrucciones:

1. Cree una hoja de cálculo para el seguimiento del presupuesto de un proyecto.
2. Ingrese los datos presupuestados y reales para los ingresos y gastos.
3. Calcule las desviaciones y analice las causas.

Datos:

• Presupuesto de Ingresos: $150,000
• Presupuesto de Gastos: $120,000
• Ingresos Reales: $145,000
• Gastos Reales: $125,000

Solución:

Instrucciones:

1. Calcule los KPIs para el siguiente escenario:
   • Presupuesto de Ingresos: $200,000
   • Ingresos Reales: $190,000
   • Presupuesto de Gastos: $150,000
   • Gastos Reales: $155,000

Solución:

• Variación Presupuestaria (Ingresos): $190,000 - $200,000 = -$10,000
• Variación Presupuestaria (Gastos): $155,000 - $150,000 = +$5,000
• Índice de Desviación (Ingresos): $190,000 / $200,000 = 0.95
• Índice de Desviación (Gastos): $155,000 / $150,000 = 1.033
• Margen de Beneficio Neto: ($190,000 - $155,000) / $190,000 = 0.1842 o 18.42%

El seguimiento y monitoreo del presupuesto son esenciales para asegurar el éxito financiero de cualquier proyecto o área específica. Utilizando herramientas adecuadas, como hojas de cálculo y software especializado, y aplicando técnicas de análisis de KPIs, se puede mantener un control efectivo sobre los recursos financieros. La identificación temprana de desviaciones permite tomar decisiones informadas y realizar ajustes necesarios para mantener el presupuesto en línea con los objetivos financieros.

En el próximo módulo, exploraremos cómo realizar ajustes y revisiones del presupuesto para adaptarse a cambios y asegurar el cumplimiento de los objetivos económicos.